POLITIQUE DE GESTION (Annexe I)

PRÉAMBULE

La présente politique de gestion établit, de façon générale, les revenus et leurs modalités de dépenses au sein de l’Association étudiante du cégep de Saint-Laurent.  Elle lie tous les membres de l’AECSL, ses employé-e-s, ses instances, ses organismes, ses modules et ses services.

Seule l’assemblée générale peut réviser la présente politique, selon les dispositions des règlements de l’association, dont cette politique constitue l’Annexe I.

1.0  REVENUS

L’Association tire ses revenus des sources suivantes :

  • La cotisation étudiante ;
  • Une partie des sommes versées pour les droits de toute autre nature par chaque étudiant-e au moment de son inscription ou de sa réinscription ;
  • Les intérêts quotidiens des montants, des dépôts à terme ou des placements ;
  • Les revenus générés par les services (café étudiant, librairie, etc.), par des événements spéciaux  et des activités de financement.

2.0  CONVENTION

L’Association signe avec le Collège une convention qui détermine la reconnaissance de l’AECSL et ses prérrogatives.  Cette convention fixe les modalités de consultation et de participation, les droits et les recours des parties.  Cette convention est négociable et peut apporter, voire imposer, des variations à la présente politique de gestion.

3.0  FINANCEMENT DE L’ASSOCIATION

Le Collège verse à l’Association les sommes de la cotisation étudiante et des droits de toute autre nature, selon les modalités et aux dates fixées par entente dans la convention Collège-Association et conformément aux règlements adoptés annuellement par le conseil d’administration du Collège.

4.0  CONTRAINTE DE LA COTISATION ÉTUDIANTE

La cotisation sert principalement au financement et au bon fonctionnement de l’Association, de ses instances, de ses activités et de ses services.

4.1 Règlement relatif à la cotisation

Le présent règlement détermine les modalités de fixation et de remboursement de la cotisation étudiante.

Article 1 : Champs d’application

1.1 La cotisation étudiante sera perçue auprès des étudiants et des étudiantes inscrit-e-s à temps plein et à temps partiel, dans un  programme d’étude  conduisant à l’obtention d’un DEC ou dans un progamme d’étude subventionné conduisant à l’obtention d’une AEC.

1.2 Le paiement de cette cotisation est obligatoire.

1.3 Tout-e étudiant-e dans un groupe « spécial » faisant l’objet d’une entente particulière avec le Collège ou tout-e étudiant-e en commandite est exclu de l’application du présent règlement.

1.4 Tout-e étudiant-e qui obtient son DEC durant la session et qui n’est pas inscrit-e à quatre cours ou 180 heures se voit retiré le statut de «temps plein».

Article 2 : Fixation du montant de la cotisation

2.1 L’association fixe par résolution lors d’une assemblée générale le montant de la cotisation étudiante à charger aux étudiant-e-s à temps plein et le montant de la cotisation à charger aux étudiant-e-s à temps partiel.

2.2 À défaut de l’Association étudiante d’acheminer au Collège le montant à prélever aux fins de cotisation, la direction des services aux étudiants recommande au conseil d’administration de fixer la cotisation au même montant que l’année précédente, de déposer les revenus des cotisations tel qu’il est prescrit à l’article 3.02 de la convention.

Article 3 : Modalité de remboursement

3.1 L’association accepte que le service de l’organisation scolaire procède automatiquement au remboursement de la cotisation payée par tout-e étudiant-e devenu-e inadmissible au Collège pour les raisons suivantes :

  •  Non-obtention du diplôme d’études secondaires (DES);
  •  Suite à l’application d’un règlement par le Collège;
  •  Suite à l’annulation d’un cours, par le Collège, pour tout-e étudiant-e déjà inscrit-e à temps partiel;
  •  Suite à la fermeture d’un programme d’études par le Collège;
  •  Suite à la réception d’un certificat de décès de l’étudiant-e.

3.2 L’étudiant-e qui annule sa session avant la date de remise des horaires sera remboursé-e, moins 15% de frais administratifs.

3.3 L’étudiant-e qui annule sa session avant la date fixée pour la validation et confirmation de l’inscription sera remboursé-e, moins 30% de frais administratifs.

Article 4 : Modalités d’information et de recours

4.1 Information

L’association informe les étudiant-e-s par le biais de ses diverses publications.  Ses règlements généraux et politiques sont disponibles au SIAM (A 44).

4.2 Recours

Tout-e étudiant-e qui s’estime lésé-e par l’application du présent règlement pourra soumettre par écrit son cas au secrétaire à l’interne de l’association qui le soumettra au comité exécutif.  La décision du comité exécutif sera finale et sans appel.

5.0  CONTRAINTE DES DROITS DE TOUTE AUTRE NATURE

Les droits de toute autre nature sont une somme d’argent exigée des étudiant-e-s inscrit-e-s au Cégep  de  Saint-Laurent, qui sert au financement d’activités s’adressant à l’ensemble des étudiant-e-s.  Ils font l’objet d’un règlement annuel adopté par le Collège qui en détermine la ventilation générale à la suite d’une consultation auprès de l’Association.

Les enveloppes gérées par l’AECSL sont:

  • concours, championnats, finales ;
  • vie communautaire ;
  • vie modulaire ;
  • information ;
  • accueil collectif ;
  • socioculturel ;
  • soutien, entretien, réparation d’équipement informatique, activités étudiantes.

6.0  BÉNÉFICIAIRE DES BUDGETS

Tout-e  étudiant-e qui a payé sa cotisation étudiante et ses droits de toute autre nature et tout MORS recconu par l’Association, selon les dispositions des présents règlements, peut bénéficier des ressources financières de l’Association.

7.0  PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES

7.1 Droits de toute autre nature

Les demandes de budgets déposés par les MORS sont ventilées par le comité  budget de l’Association étudiante.  Il procède à l’analyse en tenant compte des présentes règles et procédures et des règles prévues à la convention Collège-Association.  La ventilation budgétaire est adoptée par la table de concertation et est disponible une semaine avant la date prévue pour l’adoption.

7.2 Prévision des revenus et dépenses de l’AECSL

Le comité budget prépare, en consultation avec l’exécutif et les services, la prévision de revenus et dépenses de l’Association pour l’année suivante.  Cette prévision doit être adoptée en T.C. et être aprouvée par l’Assemblée générale au plus tard le 30 mars de chaque année.

8.0  COMITÉ BUDGET

8.1 Mandat

Le mandat du comité budget est de contrôler l’ensemble des activités financières de l’AECSL (cotisation, droits de toute autre nature, services), de recommander, pour adoption à la table de concertation et à l’assemblée générale, selon le cas, les ventilations, les attributions et les mesures administratives relatives aux activités financières de l’Association.  Le comité répondra de ses activités à l’exécutif de l’AECSL.  Son mandat est d’une durée d’un an.

8.2 Composition

Le comité budget est composé de huit (8) personnes, soit cinq (5) étudiant-e-s  nommé-e-s  par la table de concertation qui ne sont pas employé-e-s par l’Association, la ou le secrétaire à la trésorerie de l’AECSL ou substitut membre de l’exécutif, le ou la responsable de la comptabilité de l’Association (sans droit de vote) et un-e conseiller-ère à la vie étudiante (sans droit de vote).

9.0  ÉTATS FINANCIERS

L’AECSL doit produire des états financiers annuels vérifiés.  Pour ce faire, elle a recourt à une firme comptable reconnue.  Le choix de la firme comptable s’effectue en concertation avec le Collège.

Les états financiers annuels doivent être remis à l’exécutif au plus tard le 10 novembre, adoptés en Table de concertation, puis approuvés par l’assemblée générale au plus tard le 1er décembre.

10.  COMPTABILITÉ

L’Association procède à sa gestion en utilisant une comptabilité qui distingue clairement la provenance des sources de financement (cotisation étudiante, droits de toute autre nature, services, etc.).  Les prévisions budgétaires adoptées par la table de concertation et approuvées par l’assemblée générale sont inscrites au livre comptable et chaque sortie de fonds est reportée au budget.  Cette méthode vise à faciliter l’analyse des provenances et utilisations des fonds.

L’Association rend ainsi publics les états financiers mensuels de ses activités et de ses services.  De plus, dans des annexes séparées de ses états financiers vérifiés, l’Association publie les états des revenus et des dépenses de chacun de ses services et des droits de toute autre nature.

11.  BIENS DE L’ASSOCIATION

Le mobilier et les équipements non périssables (durée de vie de plus d’un an) sont inscrits dans des registres permanents de l’Association.  Les MORS produisent un inventaire annuel de leurs biens et de leur état.  Cet inventaire est remis au service de la comptabilité de l’Association.

12.  COMPTES DE BANQUE DE L’ASSOCIATION

L’Association maintient ses comptes de banque à la Caisse populaire de Saint-Laurent.  Elle y aura généralement des comptes d’intérêts quotidiens et des comptes pour l’émission de chèques identifiés comme suit : cotisation étudiante, droits de toute autre nature, salaires; et deux comptes pour l’émission de chèques identifiés l’un pour la librairie, l’autre pour le café étudiant.

13. FINANCEMENT DES MODULES, DES ORGANISMES ET DES REGROUPEMENTS

Les regroupements, les organismes et les modules reconnus par la table de concertation peuvent obtenir un budget qui leur sera versé à même les revenus provenant de leur part des droits de toute autre nature et des activités d’autofinancement qu’ils organiseront.  Ce budget sert à financer leurs activités, selon leurs buts et objectifs en tenant compte des restrictions de la présente politique.

13.1 Modalités de versement

Le versement des sommes allouées s’effectuera selon l’une ou l’autre des modalités suivantes; étant entendu que la première sera privilégiée:

13.1.1 Tout achat ou paiement à des fournisseurs doit avoir reçu une autorisation écrite et signée sur un bon de commande par un-e responsable étudiant-e désigné-e en début de chaque session, dans chaque MORS et par un-e conseiller-ère à la vie étudiante, généralement celui ou celle responsable de l’activité.

13.1.2 Un paiement par chèque adressé au fournisseur sera effectué par le service de la comptabilité de l’Association étudiante.

13.2 Petite caisse

Pour les achats de moins de 300 $, l’Association peut puiser à même une petite caisse prévue à cette fin.

13.3 Restrictions

Les organismes et les modules doivent respecter les restrictions suivantes quant aux dépenses possibles:

  • Respect de la politique des fêtes et des partys y compris les bals de finissant-e-s (Article 14B de la présente politique) ;
  • Aucune somme ne peut servir à financer des activités soumises à des exigences pédagogiques; ce qui n’exclut pas que des activités parascolaires réalisées par un-e étudiant-e ou un groupe d’étudiant puissent obtenir une reconnaissance créditée dans le cadre d’un cours.

13.4 Module non reconnu

Lorsque les étudiant-e-s d’un programme d’étude ne sont pas regroupé-e-s en module, illes peuvent obtenir jusqu’à 15 $ chacun dans la même année jusqu’à concurrence d’un montant total de 350 $ par programme, dans la même année pour réaliser une activité.

Ceci dans la mesure ou illes répondent aux exigences suivantes :

  • Ø Convocation d’une réunion publique des personnes intéressées ;
  • Ø Vote et dépôt d’un procès-verbal de la décision prise, accompagnée d’une liste des personnes visées au moment de la demande au comité budget.

13.5 Déplacement

Les personnes qui auraient à se déplacer dans l’exercice de leurs fonctions représentatives à l’AECSL (exécutif, comités ad hoc) pour participer à des réunions, des colloques ou congrès doivent se conformer aux règles suivantes:

  • obtention d’une autorisation de l’instance représentée (exécutif, table de concertation, assemblée générale, ….) ;
  • Dépôt d’un procès-verbal confirmant la participation, accompagnée de la liste des personnes mandatées.
  • Seront remboursées pour les déplacements à l’extérieur de Montréal:
  • les frais d’inscription sur présentation de reçus;
  • les frais de séjour (chambrée) jusqu’à un maximum de 30 $, sur présentation de reçus;
  • le transport en commun (train ou autobus) ou les coûts de l’essence pour usage de l’automobile sur présentation de pièces justificatives;
  • les coûts de trois repas quotidiens pour un maximum de 30 $, avec reçus;
  • participation maximale de sept personnes par instance pour chacun des événements;
  • remise d’un compte-rendu écrit au SIAM et à l’instance concernée et d’un rapport de dépenses au service de la comptabilité de l’AECSL.  Ceux-ci devront être déposés au plus tard dix jours après l’événement.

Seront remboursées pour les événements dans la région métropolitaine (île de Montréal) les seules dépenses d’inscription et de repas aux conditions précédemment établies.

14.  ACTIVITÉ D’AUTOFINANCEMENT, COMMANDITES, PUBLICITÉ

Les MORS qui veulent avoir recours à des activités d’autofinancement pour assurer la réalisation de leurs activités peuvent le faire.  Ces sources d’autofinancement peuvent provenir de: partys, fêtes, commandites si elles respectent la politique d’information de l’AECSL (Annexe IV). Les différents médias de l’AECSL peuvent vendre de la publicité si elle respecte  la politique d’information (Annexe IV).

A.  Revenus d’autofinancement

Les revenus d’autofinancement sont versés au service de la comptabilité de l’AECSL qui l’inscrira au budget du MORS concerné en identifiant bien qu’il s’agit d’un revenu d’autofinancement.

B.  Fêtes et partys, bals de finissant-e-s

Toutes les fêtes, partys et bals de finissant-e-s doivent s’autofinancer. Cependant les revenus et dépenses doivent être inscrit-e-s dans les prévisions budgétaires.

C.  Autorisation et permis d’alcool

Les MORS et les personnes qui prévoient organiser de tels événements doivent adresser une demande d’autorisation à la table de concertation en indiquant les objectifs de leur projet.  Le Collège peut accorder à un MORS une autorisation pour l’obtention d’un permis de la Régie des alcools, conformément à l’entente entre le Collège et l’AECSL sur les partys.

le MORS doit désigner une ou des personnes responsables de l’événement.  Tous les revenus sont encaissés par l’AECSL et les bénéfices nets seront versés au MORS suite aux paiements par l’Association de toutes les factures liées à l’événement.

15.   AUTRES FINANCEMENTS

A.  Comité socioculturel

Ce comité est formé a priori d’un représentant de la technique (DT), d’un responsable de l’animation et du Secrétaire à la vie étudiante.  De plus tout-e autre étudiant-e membre peut être nommé par la T.C.

Ce comité gère une enveloppe budgétaire servant à la production et la diffusion de spectacles et de projets culturels étudiants,  de même qu’à la location de films et de vidéos, ou encore au financement des services de conférenciers et de conférencières, etc.

Chaque module, organisme, regroupement, service ou personne est éligible aux ressources de ce comité dans la mesure de ses disponibilités et dans les limites de ses politiques d’attribution financière.  Le comité se doit de les déposer annuellement.

De plus, il tient à jour une banque de renseignements sur les spectacles, films, vidéos disponibles et peut conseiller chacun-e dans l’utilisation de sa documentation et de ses ressources.  Le comité, lorsqu’il a autorisé un projet ou une demande, en surveille la réalisation et fait à la comptabilité de l’Association, les recommandations et les réquisitions nécessaires.

B.  Sports

Tous les projets de nature sportive ou de plein-air  doivent être adressés au service des sports.  En plus des heures libres d’utilisation des équipements sportifs, des compétitions, des activités de plein-air, le service des sports supporte ou collabore à la réalisation de projets.

16  FONCTIONNEMENT DES SERVICES

Pour assurer la bonne gestion de l’ensemble de ses activités, l’AECSL maintient un service  de comptabilité.  De plus, pour répondre aux besoins de ses membres, dans la mesure de ses capacités, elle offre certains services organisationnels et commerciaux, notamment:

  • le café étudiant;
  • la librairie Laurentienne;
  • le SIAM (service d’information, d’archives et de messagerie).

Ces services ont en commun le recours à du personnel salarié pour répondre aux demandes  et servir les étudiant-e-s, tel que défini dans la politique d’emploi de l’AECSL (annexe III).

Pour permettre une meilleur gestion de ses services, l’AECSL s’est dotée d’une coordonatrice ou d’un coordonateur des services commerciaux.  De plus, L’AECSL dispose d’un règlement sur la manipulation de l’argent (Annexe V des règlements généraux) et elle assume la responsabilité de tous et toutes et de chacun de ses services.  Cette responsabilité est assurée par l’exécutif qui doit faire rapport régulièrement à la Table de concertation des activités de ses services et qui doit remettre un rapport annuel d’activités à l’assemblée générale, où est déposée sa prévision budgétaire de l’année suivante.

A.  Café, librairie

Le café et la librairie doivent s’autofinancer entièrement.  Les livres comptables doivent enregistrer les ventes quotidiennes et les dépôts bancaires quotidiens doivent concilier leurs vente. Étant donné la vocation coopératives des services de l’AECSL, les prix devront être les plus bas possibles.  Les prix doivent tenir compte de tous les coûts d’opérations: salaires, matériel de bureau, usure des équipements, déficit, investissements, etc.

Sous la supervision de la coordinnation aux services commerciaux (café, librairie), les employé-e-s participent à des réunions régulières de fonctionnement et de gestion.  Les employé-e-s participent notamment à l’élaboration du budget, à l’établissement des listes de prix, etc. 

Les prévisions budgétaires devront être soumises au comité budget et à l’exécutif pour approbation en assemblé générale. Toute décision pouvant modifier les prévisions budgétaires ou l’orientation des services (vente de nouvelles lignes de produits) devront être acheminées par l’exécutif au comité budget et  approuvées  par la table de concertation.

Le service de la comptabilité doit produire et remettre mensuellement à l’exécutif un état des revenus et dépenses mensuel-le-s et une conciliation bancaire.

S’il y a des problèmes majeurs de fonctionnement ou de gestion, l’exécutif de l’Association étudiante peut recommander à la table de concertation et à l’assemblée générale l’une des mesures suivantes: tutelle, fermeture temporaire ou permanente.

B.  SIAM, comptabilité et coordination

Ces services sont sous la responsabilité directe de l’exécutif de l’AECSL.  Ils sont gérés et financés par l’AECSL; ils peuvent cependant percevoir des revenus à l’occasion, pour des services rendus à des personnes ou des organismes non-membres de l’Association. Les employé-e-s du SIAM, de la comptabilité et de la coordination collaborent à la gestion et à la planification de leurs services.

C.  Politique d’emploi

L’Association établit une politique d’emploi (annexe III) qui détermine les conditions de travail, d’embauche et de fin d’emploi du personnel de tous ses services.

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